Trust in Italia: struttura documentale tra trust deed, letter of wishes e verbali di governance

A cura diAndrea DicantoConsulente tecnico · Pubblicato il 27/08/2026

Nel trust in Italia, la struttura documentale non coincide con la sola predisposizione del trust deed. Per ridurre incoerenze tra finalità dichiarate, poteri concretamente esercitati e gestione dei beni, conviene coordinare l'atto istitutivo, l'eventuale letter of wishes e i verbali di governance. I tre documenti hanno funzioni diverse, ma devono descrivere una stessa architettura decisionale.

La decisione pratica è questa: il trust deed stabilisce il perimetro dell'operazione; la letter of wishes può orientare il trustee senza sostituirne l'autonomia; i verbali rendono ricostruibili le decisioni assunte nel tempo. Se questi livelli non sono allineati, va valutato il rischio che il trust appaia governato in modo diverso da quanto formalmente rappresentato, anche sotto il profilo della possibile simulazione.

In sintesi

• Il trust deed va letto come la sede in cui finalità, beni, soggetti, poteri e limiti trovano una formulazione coerente.
• La letter of wishes è utile solo se resta compatibile con il ruolo effettivo del trustee e non diventa un canale di direzione sostanziale non dichiarata.
• I verbali di governance possono documentare decisioni, istruttoria, conflitti di interesse e ragioni operative senza ricostruire a posteriori una gestione già avvenuta.
• Le istruzioni, i flussi economici e i comportamenti delle persone coinvolte vanno confrontati con i documenti, non considerati separatamente.
• Prima di procedere conviene distinguere gli aspetti contabili e fiscali da quelli legali o notarili che, in base al caso concreto, possono richiedere il confronto con professionisti abilitati.

Perché i tre documenti vanno progettati insieme

Un trust deed ben articolato non risolve da solo le questioni di governance. Può definire la finalità del trust, individuare i soggetti coinvolti, descrivere i beni iniziali e le regole essenziali per amministrazione, distribuzioni e sostituzioni. Tuttavia, quando la gestione concreta segue indicazioni informali, modifiche non tracciate o scelte non riconducibili a quel perimetro, la documentazione perde capacità esplicativa.

La letter of wishes può essere presa in considerazione quando il disponente intende esprimere criteri, priorità familiari o indirizzi per situazioni future che non si prestano a essere irrigidite nel trust deed. Non dovrebbe però trasformarsi, sul piano operativo, in una serie di istruzioni che svuotano il ruolo del trustee. La formulazione, la circolazione del documento, le persone che possono conoscerlo e la relazione con i poteri previsti dall'atto sono elementi da esaminare con particolare cautela.

I verbali di governance intervengono su un piano ancora diverso. Non ridefiniscono il trust deed né correggono in modo implicito la letter of wishes: possono rendere comprensibile il percorso con cui il trustee, e gli altri soggetti eventualmente coinvolti, hanno valutato una scelta. Per esempio, una decisione relativa a un bene, a una partecipazione o a una richiesta di attribuzione può richiedere che siano conservati gli elementi considerati, le alternative valutate, gli eventuali conflitti e le ragioni della decisione. Il verbale è più utile quando documenta un processo reale, proporzionato alla scelta e collegato ai documenti disponibili.

Questa distinzione evita due equivoci frequenti. Il primo è usare la letter of wishes come se avesse la stessa funzione dell'atto istitutivo. Il secondo è trattare i verbali come un mero adempimento formale, predisposto senza corrispondenza con le attività effettivamente svolte. In entrambi i casi, il problema non è il nome del documento, ma la distanza possibile tra forma, poteri e condotta.

Il trust deed: fissare il perimetro senza creare ambiguità

La verifica del trust deed parte dalla domanda concreta: quali decisioni devono essere possibili e chi deve poterle assumere? Per patrimoni composti da liquidità, immobili, partecipazioni societarie o rapporti familiari complessi, è buona pratica mettere in relazione la finalità dichiarata con l'amministrazione attesa. Una finalità di passaggio generazionale, per esempio, non chiarisce da sola chi valuta un investimento, come si affronta un conflitto societario o quali informazioni servono prima di una distribuzione.

Il testo va quindi confrontato con alcuni punti materiali: beni e rapporti da apportare; poteri attribuiti al trustee; ruoli di eventuali soggetti di controllo o consultazione; criteri per attribuzioni e utilizzi; regole per situazioni di conflitto; modalità con cui una decisione può essere istruita e conservata. Non si tratta di inserire clausole standard, ma di evitare che un potere previsto in modo generico venga poi esercitato attraverso consuetudini non documentate.

Particolare attenzione merita la compatibilità tra autonomia del trustee e aspettative del disponente o dei beneficiari. Se la gestione presuppone un controllo sostanziale di chi ha trasferito i beni, occorre fermarsi e valutare se l'assetto ipotizzato sia coerente con la finalità e con la documentazione. La segregazione patrimoniale non rende irrilevanti debiti pregressi, rapporti con creditori o atti già compiuti: tali profili richiedono una valutazione specifica e non consentono di presentare il trust come una soluzione automatica.

Approfondisci la checklist per il trust in Italia se occorre ordinare i documenti iniziali prima di esaminare l'assetto di governance.

Letter of wishes e verbali: come evitare sovrapposizioni operative

La letter of wishes può essere utile quando contiene indicazioni che aiutano a interpretare priorità e contesto, ma richiede confini chiari. Conviene verificare se le indicazioni sono compatibili con il trust deed, se lasciano spazio a una valutazione effettiva del trustee e se possono essere applicate senza introdurre criteri opposti a quelli dell'atto. Quando le volontà mutano nel tempo, non è prudente presumere che un nuovo testo informale modifichi automaticamente l'assetto previsto: va prima esaminato quale intervento documentale sia coerente con il caso.

I verbali possono invece rendere visibile la continuità tra regole e gestione. Una struttura essenziale può prevedere l'identificazione della decisione, i documenti esaminati, i soggetti che hanno fornito informazioni, le questioni di conflitto o di interesse personale, le opzioni considerate e la motivazione adottata. Non occorre appesantire ogni attività ordinaria, ma è ragionevole graduare la documentazione in funzione dell'impatto del bene, della complessità dei rapporti coinvolti e della possibilità che la scelta debba essere ricostruita in seguito.

Un caso delicato si presenta quando il trustee riceve richieste insistenti da soggetti interessati all'esito della decisione. In tale situazione può essere opportuno separare la richiesta dalla decisione, acquisire le informazioni pertinenti e verbalizzare il percorso seguito. Se esistono ruoli societari, rapporti di famiglia o interessi economici intrecciati, la sola firma di un verbale non elimina il problema: serve una valutazione sostanziale di poteri, informazioni e condotta.

Percorso diagnostico per una governance documentale coerente

1. Ricostruire la finalità e i soggetti. Si raccolgono la ragione concreta dell'operazione, i beni interessati, i soggetti con poteri o aspettative economiche e le situazioni che possono generare conflitti. L'obiettivo è capire se il trust deed prospettato descrive davvero il caso.
2. Confrontare atti, indicazioni e gestione prevista. Si mettono a confronto bozza del trust deed, eventuale letter of wishes, comunicazioni rilevanti e flussi decisionali ipotizzati. Le divergenze vanno qualificate: alcune possono richiedere una migliore formulazione, altre possono rendere necessario riconsiderare l'assetto.
3. Disegnare le evidenze di governance. Si individuano le decisioni per cui è utile conservare istruttoria e verbale, chi prepara i materiali, chi valuta e dove sono custoditi i documenti. Questo controllo interno organizzativo non sostituisce verifiche legali, fiscali o notarili richieste dal caso.
4. Verificare le implicazioni economiche, contabili e fiscali. Prima dell'operatività vanno valutati i flussi attesi, le informazioni disponibili e le distinzioni di trattamento che possono dipendere dalla struttura concreta del trust. Non è corretto anticipare esiti fiscali senza un'analisi completa.

Il percorso è utile anche quando il trust esiste già. In quel caso non serve creare una documentazione artificiale del passato; occorre piuttosto ricostruire ciò che è disponibile, individuare le discontinuità e stabilire come gestire correttamente le decisioni future. Leggi anche gli errori di governance che possono aumentare il rischio di simulazione.

Quando fermarsi e coinvolgere lo studio

Conviene coinvolgere un professionista quando la documentazione non chiarisce chi decide, quando il disponente continua a intervenire in modo sostanziale, quando sono presenti partecipazioni o conflitti societari, oppure quando letter of wishes e prassi operative sembrano non coincidere con il trust deed. Una valutazione preventiva è utile anche prima di apportare beni o modificare il modo in cui vengono amministrati.

Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro delle implicazioni fiscali, contabili ed economiche, della documentazione disponibile e della coerenza organizzativa. Per gli aspetti legali o notarili riservati, lo studio può coordinare il confronto con professionisti associati senza sostituirsi alle rispettive competenze.

Per una prima valutazione è sufficiente trasmettere, attraverso il canale indicato dal form, la situazione, l'urgenza e i documenti o le informazioni iniziali pertinenti: ad esempio la bozza o copia del trust deed, l'eventuale letter of wishes, i verbali disponibili, una descrizione dei beni e dei soggetti coinvolti. Non occorre inviare dati eccedenti rispetto allo scopo della richiesta.

Richiedi una consulenza